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  • 讨论局综合档案工作情况


      引言:目前,在全体干部职工的共同努力下,湖北省气象局的档案资料按湖北省最新的档案管理规范进行分类、整理和装订,所有的档案目录均信息化处理,实现电子检索。对照《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》进行自我考评,自评分93分,已基本达到了争创等级的目标。
      1.档案管理机构
      1.1机构与制度
      为了使我局档案更趋规范化和科学化,我们健全了档案管理工作机构并建立了档案工作制度。
      (1)我们成立了“档案工作领导小组”,档案工作形成了层级管理,责任到人的管理网络。
      (2)湖北省气象局制定了档案综合管理的各项制度,如:湖北省气象局《档案室职责》、《档案管理保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案的鉴定和销毁制度》、《档案保管制度》等。我们以《湖北省事业单位档案管理工作规范》为依据,制定了档案综合管理细则和分类方案。档案工作有专人负责,定期向领导汇报,使档案工作有章可循,促进了档案工作的发展。
      1.2高标准建设档案室
      档案室面积现有500平方米,其中库房400平方米,工作室100平方米,配有密集架、防磁柜、扫描仪、电脑、打印机、复印机、空调机、除湿机、防盗,防火器,湿温度计等设施,现有档案密集架9节.做到防虫,防湿,防潮、防高温、防火、防盗、防光、防鼠,防尘,达到了“九防”要求,并能按照《档案法》等规定,加强档案安全保护工作,已库藏档案资料保存较为完整、安全、无发生任何事故。
      1.3规范、全面建立档案资料
      档案室制定了严格的管理制度,规范查档、借档工作。利用档案登记簿及库房管理制度编制了全宗介绍、参考资料,全宗卷、我局沿革、大事记、基础数字统计及各种案卷目录,专题目录。目前案卷年度从1991年开始,共产生档案3333卷,从历史上、职能、行政等角度,对档案文件,资料进行筛选、签定和保管,切实合理的运用来源原则,保持文件之间的历史联系(或原有联系)。建档以来,向我局工作人员提供查档、借档,为利用者提供方便,发挥档案管理工作的作用。
      2.主要工作措施
      2.1加强领导,精心组织
      局领导对档案管理工作十分重视,要求把档案管理工作作为促进各项工作的一种管理手段抓紧抓好抓落实。今年是省特级复查验收年,为此,我们进一步加强了领导和精心组织。一是加强指导和部署。单位负责人对此项工作非常关心,在资金、人员安排等方面给予了大力支持,并到现场进行指导;举办档案知识专题培训,组织相关工作人员开会部署档案管理工作。二是加强档案管理网络建设。确定机关各部门人员为兼职档案员,并根据人员变动情况及时进行调整,健全了档案管理网络。三是进一步完善机构设臵。及时调整有关管理、保密、档案复查验收、档案鉴定工作领导小组。由局相关责任人具体负责,加强指导并定期检查,确保工作的落实。四是加强档案员业务培训。外派专职档案员参加省市举办的档案管理培训班学习,学习档案建设管理标准,同时还在干部职工中普及档案法律法规知识,提高人员素质,提升学校档案管理工作水平。
      2.2细化方案,严格落实
      为确保档案管理工作不走过场,确保工作的连续性,湖北省将档案工作纳入日常工作计划,通过检查指导细化管理,加强了管理工作的落实。一是召开会议专题研究了档案工作目标管理省特级复查验收工作,明确了具体的任务、经办人及时间安排,将各项具体工作落到实处,确保档案复查工作有序开展。二是每年年初制定了档案工作年度计划和长远规划,每周开展综合检查,要求加强部门文件材料的收集,按期收取应归档的各类载体档案。做到年初有安排,年中有检查,年底有总结,保证了档案管理工作的连贯性。三是积极争取省行政档案主管部门的支持,省档案局对我局机关档案目标管理省AAA复查验收工作很重视,经常派业务指导科干部到我局检查指导工作,促进了湖北省气象局档案复查工作的顺利开展。四是结合我局档案实际,组织档案管理人员到多个档案管理工作优秀的单位参观学习,借鉴先进单位的经验,取长补短。五是加强收集,确保档案收集齐全。近几年我们在科技档案类中新增了科学研究类档案,主要收集关于气象科研课题及照片、实物、电子档案材料,目前档案收集和门类比较齐全。
      2.3建章立制,狠抓管理
      为使湖北省气象局机关档案管理符合制度化,规范化的要求,在抓硬件建设的同时,加强了制度建设和规范化管理。一是加强制度建设。根据上级领导机关和档案管理部门的要求,结合实际先后进一步完善了《档案管理人员岗位责任制》、《档案人员岗位职责》、《档案立卷归档制度》,《档案利用制度》、《档案安全保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《文件材料归档分类方案、归档范围、保管期限》(“三合一”制度)等,将相关制度上墙,坚持督办,狠抓落实。二是加强档案资源的开发利用。在档案整理过程中,湖北省气象局积极开展连续性编研工作,进一步续编了全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇集和档案利用效果汇编等编研材料。三是加强规范管理。我们组织兼职档案人员档案知识培训,学习机关公文处理办法、归档文件收集整理,规范材料,并结合实际出台文印制度,提高了文件材料的整体质量。
      2.4落实整改,增强实效
      按照事业档案工作目标管理升省特级的整改要求,我局认真落实整改内容,确保档案管理工作的实效。一是进一步加强档案信息化管理,提高档案工作的科学化、现代化水平。将档案管理软件单机版升级建立了数据库,对永长、长期、30年保管期限的文书档案进行了扫描录入,做到了纸质档案与电子档案基本同步,档案的现代化管理实现了案卷级、文件级目录的计算机录入;电子档案、科技档案、实物档案、声像档案等其它档案也建立了计算机检索数据库。二是加强实物档案陈列室的整改工作。按照上级要求以及借鉴其它先进单位的模式,对实物档案陈列室进行了重新布置,形成了图文并茂的荣誉室展板。三是进一步规范了档案装具。对部分科技档案盒、会计档案盒、照片档案夹等不符合要求的盒、夹等进行更换,达到了排列美观、整齐划一的要求。四是对门类欠缺的档案进行了进一步补充。针对科技档案中设备类档案不完善的问题,安排专人加强了设备档案的收集,对价值5000元以上的设备建立了档案。五是对声像档案重新进行了归类整理。主要是进一步着重加强了数码照片、视频档案的收集整理。六是建立了电子档案。把应归档的数码照片、扫描的档案原文备份光盘、部门特色活动、生本实验课题等纳入电子档案进行管理。通过整改,使湖北省气象局现有档案达到了门类齐全、管理规范的要求。
      2.5加大投入,确保需要
      我局在档案工作目标管理升省特级的基础上,进一步加大投入,确保档案管理工作的顺利开展。一是添臵档案保管设备。2012年,增加投入6万元购置了档案密集架,共9组27节,投入2万多元购置陈列柜、防磁柜、扫描仪等档案保管设备;每年均购买档案防虫防霉药品若干。二是添置为档案管理服务的办公设备。2008年,校先后投入数十万余元购买了笔记本电脑,数码照相机;A3幅面彩色激光打印机,双面复印机,高速油印一体机,极大地改善了档案管理条件。截止目前,档案利用工作取得了圆满效果。
      3.结语
      在这次机关档案目标管理工作省特级复查验收工作中,虽然我局按照要求,加强了落实,确保了复查工作的顺利开展。但由于档案复查工作时间紧、要求高、难度大,致使我们在很多方面还存在有不足,如在档案管理现代化、档案编研利用及档案细节管理上还需进一步加强。今后,我们将针对这些不足,在省档案行政主管部门和湖北省气象局的领导和指导下,不断加强和提高档案管理工作水平,确保我局档案管理工作取得更大实效。
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